ADMINISTRASI LABORATORIUM

Administrasi merupakan suatu proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas & aktifitas laboratorium,dengan tujuan supaya semua fasilitas dan aktifitas laboratorium dapat terorganisir dengan sistematis

Secara standar terdapat 9 komponen administrasi laboratorium yang harus dipenuhi oleh pengurus lab IPA. Kesembilan komponen tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Buku investaris dan kartu investaris

2.      Kartu stok

3.      Kartu peminjaman alat dan bahan

4.      Buku catatan harian lab

5.      Kartu resparasi

6.      Program semester lab

7.      Laporan bulanan

8.      Daftar alat dan bahan

Dan berikut ini merupakan format yang ada mengenai komponen diatas :

1.      Buku investaris dan kartu investaris

Keterangan:

No: diisi no urut alat dan bahan yang diinventarisir

Nama alat/bahan: diisi oleh nama dagang atau nama resmi alat dan bahan yang dibeli. Syaratnya pengisian nama alat dan bahan harus konsisten.

Kode: diisi dengan kode alat dan bahan yang kita beli. Untuk kode bisa  mengikuti kode yang dibuat perusahaan tempat pembelian alat dan bahan tersebut atau membuat kode sendiri

Produsen: diisi dengan nama perusahaan yang membuat alat dan bahan, bukan dengan nama toko.

Kondisi: diisi dengan jumlah barang yang dalam keadaan baik, rusak atau hilang.

Keterangan: berisi informasi tambahan. Misalnya kenapa alat tersebut hilang, dll.

Contoh :

Aturan Penggunaan Buku Inventarisir

1. Buku inventarisir merupakan daftar yang memuat semua barang milik lab. IPA yang dipakai dan ada hubungannya dengan kegiatan praktikum di dalam lab.
2. Inventarisir dilakukan minimal sekali/semester.

2.      Kartu stok

Keterangan:

Spesifikasi: berisi ciri khas utama dari alat atau bahan yang kita masukkan ke dalam kartu stok. Misalnya nama alatnya neraca empat lengan. Spesifikasinya: ketelitian 0,1 gram, skala maksimum 311 gram, terbuat dari besi tahan karat.

Tanggal: diisi dengan tanggal pengecekan barang tersebut

Keadaan Masuk: diisi dengan jumlah barang yang masuk atau dibeli untuk laboratorium

Keadaan Keluar: diisi dengan jumlah barang yang dipakai di dalam laboratorium

Keadaan Persediaan: diisi dengan jumlah alat/bahan yang disimpan di gudang atau yang tidak dipakai (hanya sebagai cadangan)

Contoh:

Aturan penggunaan kartu stok

1. Kartu stok merupakan catatan pergerakan transaksi keluar-masuk suatu bahan yang terdapat di dalam lab.
2. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan alat/bahan yang bersangkutan.
3. Pencatatan di kartu stok dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

3.      Kartu peminjaman alat dan bahan

Keterangan:

Praktikum Ke: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester (diisi siswa)

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan sesuai LKS (diisi siswa)

Kelompok: diisi dengan nama kelompok (diisi siswa)

Nama Anggota: diisi dengan nama anggota kelompok (diisi siswa)

*Kode: opsional dan diisi oleh laboran

**Ditandatangai oleh ketua kelompok dan laboran

Contoh:

Aturan penggunaan kartu peminjaman alat dan bahan

1. Kartu peminjaman alat dan bahan berisi daftar alat/bahan yang diperlukan oleh suatu kelompok atau oleh guru yang bersangkutan untuk melakukan sekali praktikum dan ditujukan kepada laboran.
2. Pencatatan di kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan setiap akan melakukan praktikum.

Catatan:
Terdapat dua versi kartu peminjaman alat dan bahan

Versi 1: kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan oleh siswa untuk diajukan ke laboran
Versi 2: kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan oleh dosen atau asisten dosen mata pelajaran untuk diajukan ke laboran

4.      Buku catatan harian lab

Keterangan:

No.: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester

Hari/Tanggal: diisi dengan hari/tanggal dilaksanakannya praktikum

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan

Kelas: diisi dengan nama kelas yang melakukan praktikum

Jam: diisi dengan jam pelaksanaan praktikum

Paraf: diisi dengan paraf laboran

Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

Contoh:

Aturan penggunaan buku catatan harian laboratorium

1. Buku catatan harian lab. merupakan buku yang berisi daftar kegiatan praktikum yang dilakukan di dalam lab.
2. Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

5. Kartu Reparasi

Keterangan:

No. Kartu: diisi dengan no. surat kartu reparasi. Contoh: 001/Lab. Fisika/SMA Rofa Yulia Azhar/IV/2014

Jenis Kerusakan: diisi dengan jenis kerusakan yang diperbaiki

Komponen: diisi jika memang terdapat penggantian komponen

Harga: diisi dengan biaya reparasi dan biaya komponen yang diganti

Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

*dilampirkan pula kuitansi perbaikan dan pergantian komponen

**Ditandatangani oleh teknisi (atau laboran) dan koordinator lab. IPA

Contoh:

Aturan penggunaan kartu reparasi

5. Kartu reparasi merupakan kartu yang memuat informasi menganai perbaikan atau reparasi suatu alat
6. Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan oleh teknisi bila ada perbaikan terhadap barang yang rusak dan dilaporkan kepada koordinator lab.

6.      Label alat dan bahan

Label Bahan

Keterangan:

Dibuat Tanggal: diisi dengan tanggal pembuatan larutan/bahan kimia

(aq): bentuk bahan kimia berupa larutan

0,1 M: konsentrasi bahan kimia

Catatan: berisi tambahan informasi mengenai bahaya bahan kimia tersebut

Label Alat

Keterangan:

Tahun Pengadaan: diisi dengan tahun pengadaan alat

FLS 20.14/113: kode alat

Catatan: berisi tambahan informasi mengenai cara penyimpanan alat

Catatan:

1. Tanggal pembuatan larutan dan tahun pengadaan penting sekali untuk dicantumkan di label alat/bahan.
2. Label di tempel lalu diberikan pelindung plastik seperti selotif agar tidak mudah rusak.
3. Ukuran label disesuaikan dengan ukuran kemasan atau ukuran alat/bahan.

Aturan penggunaan buku catatan harian laboratorium

1. Label berisi informasi mengenai nama suatu alat/bahan beserta informasi-informasi singkat lainnya yang dibutuhkan.
2. Label dicantumkan pada alat/bahan yang terdapat di ruang laboratorium.

7.      Laporan bulanan

Keterangan:

No: diisi dengan no. urut dilaksanakannya praktikum

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum

Kelas: diisi dengan kelas yang melaksanakan praktikum

Demonstrasi atau Praktikum: diisi dengan tanda ceklis demonstrasi atau praktikum

Nama Guru: diisi dengan nama guru mata pelajaran yang membimbing praktikum

*Ditandatangani oleh laboran, ketua lab dan kepala sekolah
**Dilaporkan setiap akhir bulan

Contoh:

Aturan penggunaan laporan bulanan

1. Laporan bulanan merupakan daftar yang memuat kegiatan apa saja yang dilakukan di laboratorium setiap bulannya.
2. Laporan bulanan dibuat oleh koordinator lab. dan dilaporkan kepada wakasek kurikulum, wakasek sarana dan prasarana serta kepada kepala sekolah.
3. Laporan bulanan dibuat minimal sebulan sekali.

8.      Daftar alat dan  bahan

Keterangan:

No: diisi dengan no. urut dilaksanakannya praktikum

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum

Nama Alat dan Bahan: diisi dengan nama alat dan bahan untuk melakukan praktikum

Jumlah: diisi dengan jumlah minimal alat dan bahan untuk jumlah kelompok ideal dalam jangka waktu satu tahun. Misalnya jumlah kelompok ideal untuk satu kelas adalah 6 kelompok.

Keterangan: diisi dengan tambahan informasi yang diperlukan

*Ditandatangani oleh laboran, ketua lab dan kepala sekolah

**Dilaporkan setiap awal semester

Contoh:

Aturan penggunaan daftar alat dan bahan sesuai dengan LKS

1. Daftar alat dan bahan sesuai dengan LKS berisi daftar alat yang dibutuhkan untuk melakukan sekali praktikum dalam satu kelas dalam periode tahun ajaran tertentu.
2. Daftar alat dan bahan sesuai dengan LKS dibuat paling lambat seminggu sebelum hari pertama di tahun ajaran baru.
3. Fungsi dari daftar alat dan bahan sesuai dengan LKS adalah untuk memastikan agar alat dan bahan sudah tersedia jauh hari sebelum praktikum akan dilaksanakan. Fungsi lainnya sebagai landasan untuk pengajuan pembelian alat dan bahan laboratorium.

Deskripsi tugas komponen-komponen dalam struktur organisasi jurusan:
1. Ketua Jurusan: 

a.       Meningkatkan mutu akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi), dan kerjasama pada program studi pendidikan kimia dan kimia

b.      Mengelola keuangan, sumber daya manusia, kesejahteraan pemberdayaan divisi usaha akademik, serta fasilitas pendidikan pada program studi pendidikan kimia dan kimia

c.       Membina kemahasiswaan, hubungan alumni, kehidupan beragama, sosial budaya, dan komunikasi pada program studi pendidikan kimia dan kimia 

d.      Merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan pada program studi pendidikan kimia dan kimia 

e.       Melaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik pada program studi pendidikan kimia dan kimia

f.       Mengkoordinasikan semua kegiatan baik akademik maupun nonakademik pada program studi pendidikan kimia dan kimia

2. Sekretaris Jurusan:

a.       Mengadministrasi dan memonitor kelengkapan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh laboratorium untuk kelancaran kegiatan praktikum pada program studi pendidikan kimia dan kimia. 

b.      Membantu ketua jurusan dalam administrasi keuangan 

3. Ketua Program Studi:

a.       Membantu tugas ketua jurusan dalam pelaksanaan pelaksanaan peningkatan mutu akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) pada tingkat Program Studi.

b.      Membina keilmuan sesuai dengan bidangnya

c.       Berkoordinasi dengan ketua jurusan dalam melakukan penjaminan mutu akademik

4. Koordinator laboratorium:

a.       Bersama-sama dengan sekretaris jurusan mengkoordinasi kebutuhan alat dan bahan untuk kegiatan praktikum

b.      Mengkoordinasi semua kegiatan praktikum baik pada Program Studi Pendidikan Kimia maupun Program Studi Kimia

c.       Melaporkan semua kegiatan praktikum setiap akhir semester.

5. Koordinator Kimia Dasar:

a.       Mengkoordinasi kegiatan perkuliahan Kimia dasar untuk semua jurusan di FPMIPA

b.      Membantu ketua jurusan/kaprodi dalam melaksanakan penjaminan mutu perkuliahan Kimia Dasar

c.       Melaporkan semua kegiatan akademik/perkuliahan Kimia dasar setiap semester

6. Koordinator Kemahasiswaan:

a.       Membina kegiatan kemahasiswaan pada tingkat jurusan

b.      Mengkoordinasi kegiatan kemahasiswaan 

c.       Menjaring mahasiswa berprestasi untuk keperluan beasiswa dan pemilihan mahasiswa teladan

d.      Membina kelompok studi ilmiah mahasiswa.

7. Koordinator Multi Media Pembelajaran:

a.       Mengkoordinasi pengembangan multimedia untuk pembelajaran kimia

b.      Mengembangkan website jurusan

c.       Bertanggungjawab terhadap jaringan intra dan internet di jurusan

8. Ketua laboratorium:

a.       Bertanggungjawab terhadap keberlangsungan kegiatan praktikum pada lab. yang dipimpinnnya

b.      Mengkoordinasi kegiatan pelaksanaan praktikum 

c.       Mengkoordinasi kegiatan pelayanan lab. kepada masyarakat

d.      Mengkoordinasi inventarisasi alat, bahan, dan segala fasilitas yang ada di lab.

e.       Mengkoordinasi inventarisasi kebutuhan alat dan bahan untuk praktikum

f.       Mengajukan permohonan pengadaan alat dan bahan ke jurusan

g.      Mengkoordinasi pertemuan berkala dengan asisten praktikum, laboran dan teknisi

h.      Menghadiri pertemuan yang dikoordinasi oleh jurusan

i.        Membuat laporan tahunan kegiatan yang dilaksanakan di lab.

9. Laboran dan teknisi laboratorium:

a.       Mempersiapkan dan melayani kegiatan praktikum

b.      Melakukan inventarisasi alat dan bahan

c.       Melakukan pemeliharaan dan perawatan alat dan bahan

d.      Membantu ketua lab. dalam pengajuan alat dan bahan untuk kegiatan praktikum

e.       Bertanggung jawab atas kebersihan laboratorium

f.       Melakukan koordinasi dengan laboran dan teknisi dari laboratorium lain dalam memberikan pelayanan pada mahasiswa

g.      Menghadiri pertemuan yang dikoordinasi oleh ketua lab dan atau jurusan

h.      Memberikan informasi kepada asisten yang bertanggungjawab dan ketua lab., apabila berhalangan hadir pada saat kegiatan praktikum berlangsung

10. Tenaga administrasi:

a.       Melakukan pengadministrasian terhadap semua kegiatan jurusan

b.      Melakukan inventarisasi saraana dan prasarana jurusan

c.       Melakukan pemeliharaan terhadap sarana dan prasarana jurusan

d.      Bertanggung jawab terhadap kebersihan ruang kantor jurusan dan meeting room

e.       Melakukan koordinasi dengan laboran dan teknisi dalam pengadministrasian alat dan bahan praktikum

f.       Menghadiri rapat koordinasi jurusan